För att få diplomeringen så ska man bl.a. leva upp till ILO:s kärnkonventioner i offentlig upphandling, att det bedrivs ett aktivt informationsarbete samt erbjuds ett utbud av Fairtrade-märkta produkter i butiker, på serveringsställen och arbetsplatser.
Arbetet kring diplomeringen leds av en lokal styrgrupp. I Örnsköldsvik består styrgruppen av representanter från kommunen, Cesam, handel- och restaurangbranschen samt Svenska kyrkan. Ordförande är Kristin Ögren som också är förtroendevald ordförande i kommunens och landstingets gemensamma kostnämnd.
Under 2018 har styrgruppen planerat för några lokala aktiviteter kopplat till att upplysa om Fairtrade. Bland annat kommer det finnas information i samband med O-ringen i juli, samt under fokusveckor i oktober och under den globala hållbarhetsveckan i november. Den som är intresserad av att hänga med i vad som planeras kan läsa mer på Fairtrade City Örnsköldsviks facebooksida.