– Det digitala samhället, med otroliga mängder intryck och högt tempo, ställer ibland orimligt höga krav på våra hjärnor, säger Ulrika Sedin.
I egna företaget Modern Mind erbjuder hon verktyg och metoder till företag och organisationer som vill uppnå hållbar effektivitet med välmående och motiverade medarbetare.
– I dag är det nästan svårt att hitta människor som inte upplever att det är för mycket på jobbet och i vardagen. Alla påverkas av hur samhället ser ut men jag har bestämt mig för att ta upp kampen mot stressen, för det behöver inte vara så här.
Det var frustration som fick Ulrika att starta sitt företag, frustration över att se så mycket outnyttjad potential, på grund av felaktiga arbetssätt med bristande planering och prioritering.
– För att vara effektiva på riktigt och göra rätt saker i rätt tid behöver vi ett arbetssätt som hjärnan gillar. Vi ska ha energi kvar när jobbet är gjort och ansvaret för det ligger både hos individ och arbetsgivare.
Dagens teknik ger oss möjlighet att vara tillgängliga dygnet runt och det är lätt att tro att det också förväntas av oss. Ett vanligt missförstånd som visar sig när Ulrika jobbar ute hos företag.
– Medarbetarna tänker och tror att de behöver vara tillgängliga, men när chefen får frågan visar det sig ofta att det inte alls är så. Här är det viktigt att vara tydlig från ledningshåll och medarbetare emellan.
Med ökad flexibilitet och möjlighet att ta med sig jobbet hem är det också viktigt att prata om konversationer som sker utanför arbetstid.
– För den som väljer att jobba undan på kvällstid är det skönt att få i väg det där meddelandet men för den som får det i sin inkorg där på kvällen är det kanske inte lika härligt.
Den enkla förklaringen till att vår hjärna inte ställer upp på allt vi utsätter den för, är att den ser likadan ut i dag som den gjorde för 40 000 år sedan. Det enda den behövde fokusera på då var överlevnad, att hitta mat, en partner och en flock att tillhöra.
– Hjärnan är skapad för att växla mellan aktivitet och vila, men i dag finns det hela tiden något som den kan gå i gång på och den kan inte skilja på om hoten och belöningarna är verkliga eller inte. Vi matar våra hjärnor med belöningar i form av likes i sociala medier eller meddelanden som dyker upp.
Våra mobiltelefoner orsakar mycket av den stress som våra hjärnor utsätts för. Ulrika förklarar att den stjäl vårt fokus bara av att finnas i vår närhet.
– Den är som en stor godispåse som vi alltid har intill oss, i fickan, på skrivbordet, i soffan och i värsta fall i sängen. Dagens mobiltelefoner är skapade för att göra oss beroende och de som utvecklar appar är fullt medvetna om det.
En utmaning är också att inte vara mailstyrd. Många börjar arbetsdagen med att gå igenom inkorgen, ett arbetssätt som inte är effektivt.
– Börjar vi där är det lätt att vi gör felaktiga prioriteringar. Mitt tips är att börja arbetsdagen med en paus. Sitt ner och andas en stund, tänk igenom din dag och vad du har för mål med den. Planera sedan utifrån dina mål och vad du behöver göra för att nå dem. Sedan kan du börja jobba och kolla inkorgen om det är vad du behöver.
Ulrikas råd är att vi även ska avsluta vår arbetsdag med en paus, för att stänga dagen, se vad som blivit gjort, vilka mål som uppfyllts och sedan förbereda nästa arbetsdag. En vanlig kommentar är att det inte finns tid för sådana pauser.
– Vi lurar oss själva om vi tror att vi är mer effektiva när vi bara kör på. Tid är ingenting man får, den måste man ta och då krävs det också modiga ledare som vågar sätta ner foten och säga stopp. Det handlar om att se över praktiska strukturer, ledning, uppföljning och att sätta tydliga mål, så att medarbetarna vet vad som ska göras och när.
Självledarskap är ett ord som Ulrika använder, något som företagen kan ge medarbetarna hjälp att bygga upp för att ändra sina beteenden. Samtidigt måste organisationen och arbetsbelastningen anpassas så att det finns rätt förutsättningar.
– Förändringen måste komma från två håll. Arbetsgivaren vinner mycket på att medarbetarna hittar verktyg som även minskar hjärnstressen i privatlivet.
Om arbetsgivaren inte vill, eller inte tycker sig kunna, göra de förändringar som krävs är Ulrikas rekommendation till den anställde att försöka hitta ett förhållningssätt, inte lägga energi på det som inte går att påverka och att göra det bästa utifrån de förutsättningar som råder.
– Ibland hör jag företagsledare säga att det måste vara så här för att deras bransch är sådan, men det handlar bara om att vara modig och förändra. En medarbetare ska vara rätt använd, inte utbränd och när medarbetarna mår bra mår företaget bra. Det gäller från ledningsnivå ner till varje individ. Företagen som lyckas med det blir attraktiva arbetsgivare med ökad kundnöjdhet, färre misstag och bättre relationer på arbetsplatsen.
7 råd för bättre hjärnergonomi:
- Ta fler pauser : Se på hur skolans schema ser ut, det finns en anledning till att det ligger korta raster efter 45 minuter och längre raster när det är dags att byta ämne.
- Släpp mobiltelefonen : Det första steget är att lägga bort den. Hitta en plats där den laddas och låt den ligga där.
- Stäng aviseringarna : Informera om dina rutiner så är du ändå tillgänglig, till och med mer tillgänglig än när du ständigt agerar på nya mail och meddelanden.
- Prata om tillgänglighet : När förväntas det att medarbetarna ska vara tillgängliga? När kan din familj och dina vänner förvänta sig att du är tillgänglig?
- Sätt tydliga mål: Utan mål är det svårt att prioritera rätt. Var och en måste veta vilka mål som finns, såväl på lång sikt som för dagen.
- Avsätt tid : För att veta vad som ska göras och när det måste finnas tid för planering och prioritering.
- Bygg självledarskap : För att förändra beteenden krävs ett självledarskap som individen själv tar ansvar för och som arbetsgivaren ger förutsättningar för.